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Multitarefa: como lidar com o vilão da produtividade

Você sabia que uma pessoa que faz várias coisas ao mesmo tempo pode perder até 40% de sua produtividade?

Este artigo foi escrito para ajudar pessoas que querem se tornar mais produtivas e entender o que está por trás de uma série de comportamento que muitas vezes prejudicam muitas tarefas e papéis que desempenhamos durante o nosso dia a dia.

Nos últimos tempos tenho me aprofundado mais em questões relacionadas com produtividade, foco, atenção, hábitos graças aos cursos que tenho criado na Alura e também aos meus estudos em neurociência aplicada à educação e por isso decidi compartilhar algumas informações sobre o famoso Multitasking, que embora seja visto por muitas pessoas como uma importante característica profissional, que está relacionada com agilidade, por exemplo, ser multitarefas podem trazer muitos prejuízos para o nosso desempenho, seja ele pessoal ou profissional.

Imagina a seguinte situação: Marcos está participando de uma vídeoconferência. Enquanto ele conversa com seus colegas de uma filial de outro país, ele escreve um relatório trimestral para um importante cliente, verifica seu e-mail e envia mensagens de texto a seu amigo sobre onde vão se encontrar para o almoço.

Você diria que você é bom em multitarefa, certo? Afinal de contas, como é bom poder fazer várias coisas ao mesmo tempo, não é mesmo?

Quando a esmola é muito boa, o santo desconfia.

Marcos, tenho uma má notícia para te dar. As estimativas recentes são que você pode perder até 40% da sua produtividade se você for multitarefa.

Antes de nos aprofundarmos, quero esclarecer uma coisa. Estamos falando em trocar de tarefas, não em ser multitarefas. Segundo Susan Weinschenk PhD, cientista comportamental, o termo multitarefa é um nome incorreto. As pessoas não podem realmente fazer mais de uma tarefa por vez. Em vez disso, alternamos as tarefas. Portanto, o termo que vou usar neste post será “mudança de tarefa”.

Este processo de troca de tarefas é caro. Sabe por quê?

  • Hoje sabemos que é preciso mais tempo para concluir as tarefas se você alternar entre elas do que se você as fizer uma por vez.
  • Você comete mais erros quando muda do que se você fizer uma tarefa por vez.
  • Se as tarefas são complexas, essas penalidades de tempo e erro aumentam.
  • Cada troca de tarefa pode desperdiçar apenas 1/10 de segundo, mas se você fizer muitas mudanças ao longo do dia, adicione uma perda de 40% de sua produtividade.

A troca de tarefas envolve várias partes do seu cérebro: varreduras cerebrais durante a mudança de tarefas mostram atividade em quatro áreas principais: o córtex pré-frontal está envolvido na mudança e focalização da atenção e na seleção da tarefa a fazer quando.

O lobo parietal posterior ativa as regras para cada tarefa que você muda, o giro cingulado anterior monitora erros e o córtex pré-motor está se preparando para que você se mova de alguma forma.

Eu sei que é comum pensar que ser multitarefa é bom, mas existem estudos que indicam que as pessoas realmente não podem ser multitarefas, com uma exceção específica que mencionarei a seguir.

Uma coisa por vez

Durante muitos anos pesquisas de psicologia mostraram que as pessoas só podem atender a uma tarefa por vez. Deixe-me ser ainda mais específica.

A pesquisa mostra que as pessoas podem atender apenas uma tarefa cognitiva por vez, ou seja, estamos falando que o processo de adquirir conhecimento precisa ocorrer um por vez.

Isso significa que o meu amigo Marcos só pode pensar em uma coisa por vez. Ele só pode realizar uma atividade mental por vez. Então ele pode estar falando ou estar lendo. Ele pode estar lendo ou estar digitando. Ele pode estar ouvindo ou pode ler. Uma coisa de cada vez.

Não se engane

Tanto o Marcos, como eu e você somos muito bons em mudar de um lado para o outro rapidamente, então nós PENSAMOS que somos realmente multitarefas, mas na realidade não somos.

A única exceção

A única exceção que a pesquisa descobriu é que se você estiver fazendo uma tarefa física que você tenha feito com muita frequência e que você é muito bom, então você pode fazer essa tarefa física enquanto está fazendo uma tarefa mental. Então, se você é um adulto e aprendeu a caminhar, você pode caminhar e conversar ao mesmo tempo.

Talvez haja outra exceção

Mesmo assim, isso não funciona muito bem. Em um estudo de Hyman et. al. em 2009, as pessoas conversaram em seus celulares ao caminhar. E foi observado que, as pessoas que falavam ao celular não perceberam o que estava acontecendo ao seu redor. Os pesquisadores tinham alguém com um terno de palhaço montando um monociclo. As pessoas falando em um telefone celular eram muito menos propensas a notar ou lembrar do palhaço.

Mas os jovens podem ser multitarefas, certo?

Se você acha que são apenas pessoas mais velhas que não podem ser multitarefas, pense novamente. Um estudo na Universidade de Stanford demonstra que a multitarefa não funciona, mesmo com estudantes universitários. O estudo de Clifford Nass descobriu que, quando as pessoas são convidadas a lidar com vários fluxos de informações, eles não podem prestar atenção neles. Além disso, também não conseguem lembrar, e não mudam tão bem como eles pensavam que iriam, mesmo estudantes universitários.

Então, se ser multitarefa não é eficaz, o que o nosso amigo Marcos deve fazer?

Como lidar efetivamente com todas as distrações que ele tem em sua vida, especialmente no trabalho?

1- Use a regra 80/20

Isso significa que 20% do trabalho que o Marcos faz, gera 80% dos resultados. Muitas vezes ele comete o erro de pensar que estar ocupado significa ser eficaz. E quanto mais ocupado somos, mais multitarefas acabamos sendo. O resultado é que você realmente é menos efetivo. Concentre-se em identificar as 20% das suas tarefas que são realmente eficazes, e faça-as uma por vez.

2- Trabalhe com blocos de tarefas

Geralmente o Marcos responde cada e-mail conforme eles chegam. Mas será que é bom? Na verdade, isso encoraja a multitarefa. Ao invés disso, ele vai experimentar determinar períodos do seu dia para checar e responder emails.

Pode ser pela manhã, ao meio dia e no final da tarde, por exemplo, que ele vai verificar seu e-mail. Algumas pessoas (Timothy Ferriss, por exemplo, autor do livro The 4-Hour Workweek) ficam realmente radicais com essa ideia. A Ferriss defende que você cheque o e-mail uma vez por dia ou menos!

Se você é como eu, essa ideia radical provavelmente não é viável, mas experimente essa ideia de processamento em blocos.

Você pode usar isso não só para e-mail, mas para qualquer coisa que geralmente seja uma distração para você, como fazer chamadas telefônicas, verificar correio de voz, mensagens de texto, etc. Se você processar por lotes, você pode eliminar o hábito de ser multitarefa durante as outras partes do seu dia.

3- Foque nas tarefas mais importantes primeiro

Acho que um dos maiores motivos que nos tornam pessoas multitarefas é que nos sentimos cada vez mais preocupados com as coisas que não conseguimos e que queríamos fazer no dia.

Então a dica é: identifique no início de cada dia (ou melhor ainda, no final do dia anterior) uma ou duas coisas realmente importantes que você deseja realizar durante esse dia. Em seguida, faça essas tarefas primeiro.

A sensação de alívio e realização é imensa, e você achará que você está mais relaxado enquanto o dia continua. Você não sentirá o impulso ansioso para fazer mais e mais e mais, e será mais fácil resistir à multitarefa.

4 – Concentre-se

O oposto da multitarefa é a concentração. Então, se você está tentando parar a multitarefa, você deve começar a fazer o contrário – dê-se blocos de tempo durante os quais você está trabalhando apenas em uma tarefa.

Quando estou muito desconcentrada uso a Técnica Pomodoro para me ajudar a focar. Esta técnica defende que pausas frequentes durante o trabalho fazem você trabalhar melhor. Ou seja: trabalhando menos, você produz mais.

Existem várias ferramentas por aí que te ajudam a executar a técnica, mas o que eu uso é um app free chamado Pomodoro Time.

Agora imagina que o Marcos precisa se dedicar para criar uma importante apresentação de trabalho. Isso é tão importante que ele pensa em dedicar um dia todo de trabalho nisso. Mas acontece que ele não pode deixar de trabalhar nas outras coisas que também são importantes. E agora?

Ele vai começar a trabalhar na apresentação por uma hora. Vai fechar o seu e-mail e todos outros aplicativos, sites e redes sociais que podem facilmente distrai-lo. Também vai deixar o celular no modo avião, fechar a porta do seu escritório. Mas se le ele não tivesse uma porta, então ele poderia ir para um lugar onde as pessoas não o encontraria.

Feito isso, ele vai usar uma ou duas horas do seu dia para trabalhar apenas em uma tarefa, ou seja, criar a apresentação. Ele ficará surpreso com o quanto vai conseguir e com a energia que ele vai sentir.

5 – Aceite-se

O primeiro passo para mudar qualquer comportamento é aceitá-lo! Então, se o Marcos quiser parar com a multitarefa, a primeira coisa que ele precisa fazer é aceitar que ele é multitarefa e que a multitarefa não é eficaz. Esse pode ser o passo mais difícil de todos. Nós somos realmente viciados no constante zumbido de atividade que a multitarefa nos dá.

Então, respire fundo e aceite que você tem esse hábito junto com a maioria das pessoas que você conhece.

Colocar sua atenção no que deseja mudar é um primeiro passo vital. Aproveito para recomendar a leitura do meu artigo, em que falo sobre o Mindset de crescimento, uma importante característica para lidar melhor com as mudanças e desafios.

6 – Menos mudanças de tarefa significa ter mais felicidade?

Descobri isso desde que faço menos comutação de tarefas. Eu não sou perfeita. Eu caio nisso às vezes, mas agora que tenho consciência sobre os reais problemas em alternar diversas tarefas pode me trazer, consigo me concentrar mais facilmente. Também acredito que estou menos agitada.

Não faz muito tempo que eu sempre dava a desculpa de ser hiperativa para fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Depois de entender melhor o que significa ser hiperativa, entendi que era mais uma desculpa que eu dava mesmo. Minha hipótese de que a troca de tarefas não se limita a desperdiçar o tempo e aumentar os erros. A troca de tarefas causa fadiga, exaustão e agitação também.

O que você acha? Você quer parar de ser multitarefas? Espero que esse post te ajude. Lembre-se de compartilhar com seus amigos e deixar a sua opinião sobre o tema comigo.

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Tags : CarreiraConcentraçãoFocomultitarefaPriscila StuaniProdutividadevilão da produtividade
Priscila Stuani

Autora Priscila Stuani

Blogueira graduada em Marketing, Pós-graduada em Neurociência aplicada à educação, atualmente estudante de Psicologia. Quero te ajudar a ressignificar o seu aprendizado através de técnicas de foco, criação de novos hábitos e autoconhecimento.