Você costuma sentir-se oprimido pela quantidade de trabalho a ser feito ou acha que falta maiores prazos para conseguir cumprir as suas tarefas? Ou você às vezes apenas se esquece de fazer algo importante?
Todas essas alternativas são sintomas de não manter um To-Do List adequado.
To-Do Lists são listas de todas as tarefas que você precisa realizar, ou seja, elas listam tudo que você tem a fazer, com as tarefas mais importantes no topo, e as tarefas menos importantes na parte inferior da lista.
Ao manter um To-Do List, você se certifica de que suas tarefas estão todas em um só lugar e assim você não se esquecerá de nada importante. E ao priorizar tarefas, você planeja a ordem em que vai fazê-las, de modo que poderá dizer o que precisará de sua atenção imediata e o que você poderá deixar para depois.
To-Do Lists são essenciais para quem está lutando para vencer a sobrecarga de trabalho. Quando você não usa listas de tarefas de forma eficaz, vai parecer sem foco e não confiável para as pessoas ao seu redor. Sabe quando você fala com alguém e parece que a pessoa está pensando na morte da bezerra? Pois é, isso acontece…
Quando você usa as listas de forma eficaz, vai melhorar muito a sua organização e, consequentemente, ficará muito mais confiável. Poderá desfrutar de mais tranquilidade, afinal de contas, você não vai se esquecer de nada importante.
Além disso, se você priorizar de forma inteligente as suas energias, foco e atenção, vai concentrar o seu tempo em atividades de alto valor, o que significa que você poderá ser mais produtivo e mais valioso para a sua equipe.
Manter um pensamento devidamente estruturado e organizar um To-Do List soa bastante simples. Mas você pode se surpreender ao ver que muitas pessoas não conseguem usar listas de tarefas em tudo.
Quem começa a fazer listas de tarefas de forma eficaz e sensata, tem maior chance de conseguir a tão sonhada satisfação pessoal, pois descobre como pode ser mais produtivo, e isso tem um impacto positivo em sua vida.
Você sabe definir o que é urgente e importante?
Além de se comprometer com o seu To-Do List, atualizá-lo diariamente e se esforçar para cumprir tudo dentro do prazo, são questões que podem fazer toda diferença para o seu sucesso ao utilizar uma lista de atividades.
Gerir o tempo de forma eficaz, e conseguir o que você deseja alcançar, significa gastar seu tempo no que realmente é importante e não apenas urgente.
Portanto, para minimizar o estresse de ter muitos prazos apertados, precisamos deixar claro a diferença entre ambos:
- Atividades importantes têm um resultado que leva à realização de seus objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
- Atividades urgentes exigem atenção imediata, e são frequentemente associadas à realização de metas de outra pessoa.
As atividades urgentes são muitas vezes aquelas que exigem atenção, porque as consequências de não lidar com elas são imediatas.
Quando você listar as suas atividades e precisar definir as prioridades, lembre-se que existem dois tipos distintos de atividades urgentes e importantes: aquelas que você não poderia prever, e outras que você deixou para a última hora.
Você pode evitar atividades de última hora se evitar a procrastinação.
Problemas e crises, por outro lado, nem sempre podem ser previstos ou evitados. A melhor abordagem nesses casos é a de deixar algum tempo em sua agenda para lidar com problemas inesperados e para as atividades importantes que não foram planejadas, por exemplo, se uma grande crise surge, então, você vai precisar reagendar outros eventos.
Se você tem um monte de atividades urgentes e importantes, identifique qual delas poderia ter sido prevista, e pense sobre como você pode agendar atividades similares bem antes do tempo, de modo que elas não se tornem urgentes.
As atividades urgentes, mas não importantes, são coisas que você precisa fazer para alcançar os seus objetivos, e que se não forem realizadas, poderá te impedir de completar o seu trabalho. Sempre se questione se essas tarefas podem ser reprogramadas, ou se você pode delegá-las.
Quando uma atividade tem caráter não urgente, mas importante, é porque essas são as atividades que ajudam você a alcançar os seus objetivos pessoais e profissionais, e concluir um trabalho importante. Certifique-se de que você tem bastante tempo para fazer essas coisas adequadamente, de modo que elas não se tornem urgentes.
E lembre-se de deixar tempo suficiente em sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isso irá maximizar as suas chances de se manter na programação, e o ajudará a evitar o estresse de um trabalho cada vez mais urgente que o necessário.
As atividades não urgentes e não importantes são apenas uma distração, e devem ser evitadas sempre que possível. Geralmente são atividades que outras pessoas podem querer que você faça, mas elas não contribuem para os seus próprios resultados esperados. Nesses casos, você pode dizer “não” educadamente, e assim não se comprometerá com algo que não oferece benefícios para o seu trabalho individual e em equipe.
Se você deixar claro para as pessoas os seus objetivos e limites, a chance deles não te pedirem para fazer atividades “não importantes” no futuro é muito grande.
Crie o seu To-Do List
Depois de falar sobre como você pode definir as suas listas de tarefas, o meu objetivo com este artigo não é de ditar regras ou afirmar que a melhor lista de todas é a que eu uso.
A minha irmã, por exemplo, utiliza uma folha sulfite, dividindo-a em pequenos quadrados, onde cada um indica um dia da semana, e anota todas as atividades pendentes e serem realizadas.
Se você ainda não tem um modelo para usar, ou está disposto a experimentar outra opção, você pode baixar o arquivo que eu uso e, em seguida, seguir estes passos:
Passo 1
Anote todas as tarefas que você precisa realizar, lembrando que o ideal é que elas levem em torno de 1 a 2 horas para serem concluídas.
Dica:
Você pode achar que é mais fácil compilar várias listas (pessoal, estudo, trabalho, listas de tarefas, por exemplo). Experimente diferentes abordagens e use as que melhor se encaixem em cada área.
Passo 2
Priorize sempre as atividades: nas que forem mais importantes coloque a opção “High” para as mais urgentes; “Medium” para as que são importantes, porém não prioritárias; e “Low” para as atividades de baixa prioridade.
Se muitas tarefas têm uma alta prioridade, percorra a lista novamente e reavalie alterando o status de prioridade.
Depois que minhas atividades aumentaram muito, optei por me organizar utilizando esse To-Do List, e isso tem me ajudado muito. O melhor de tudo é alterar o status de “Not Started” ou “Pending” para “Completed”!
Usando suas listas de atividades
Você pode usar listas de tarefas de diferentes maneiras, em diferentes situações.
Por exemplo, se você atua no setor de vendas, uma boa maneira de se motivar é manter o seu To-Do List relativamente curto. Você pode listar todas as atividades do mês, mas selecionar as da semana, e se comprometer em conclui-las todos os dias.
Se você tem papel operacional, ou se as tarefas são grandes ou dependentes de outras pessoas, então pode ser melhor se concentrar em uma lista de mais longo prazo.
Uma prática comum entre os usuários de To-Do List é dedicar 10 minutos no final do dia para organizar as tarefas (sejam novas ou pendentes) para o dia seguinte.
To-Do Lists são particularmente úteis quando você tem um pequeno número de tarefas que precisam ser concluídas. No entanto, elas podem tornar-se complicadas quando você tem muitos itens, ou quando precisa de vários projetos para progredir. Nessa fase, vale a pena começar a utilizar ferramentas mais robustas para acompanhar as atividades.
Para ser bem organizado no seu trabalho e na sua vida pessoal, independentemente se você trabalha em home office ou em escritório, vai precisar usar listas de tarefas ou softwares de gestão.
Ao usá-los, você vai garantir que:
- Se lembrará de concluir todas as tarefas necessárias.
- Vai conseguir trabalhar de acordo com as prioridades, e não perderá tempo com tarefas triviais.
- Não ficará estressado por realizar diversas atividades sem importância.
Espero que este artigo seja útil para você!
E agora, por favor, me diga o que achou das dicas. 🙂
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Priscila Stuani
ψ Psicóloga clínica
CRP: 06/193357
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